GİMDES BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

1.BAŞVURU ve DOKÜMANLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ

Helal sertifika almak isteyen firma www.gimdes.org sitesinde bulunan başvuru formunu eksiksiz olarak doldurup GİMDES’e yollar. Başvurusu GİMDES tarafından incelenen firmanın üretiminin ve sisteminin GİMDES standardını ve GİMDES prosedürlerini sağlayıp sağlamadığı GİMDES’in yetkilileri tarafından kontrol edilir. Yapılan kontrol sonucu GİMDES’in yetkilileri tarafından firmaya bir yol haritası çizilir. Sözleşme karşılıklı olarak imzalanır. Firma, Helal Güvence Sistemini kurup, yol haritasına göre gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra denetim için gün tayin edilir.  Denetim GİMDES’in atayacağı başdenetçi ve denetçiler tarafından gerçekleştirilir.

2. DENETİM

Belgelendirme denetimi, firma yapısını ve proseslerini detaylı ve eksiksiz şekilde ortaya koymak amacıyla belge denetimi ve saha denetimi olmak üzere 2 kısımdan oluşur.

Denetimin amacı, firma yönetim sisteminin ve ürün işlem prosesinin ilgili standartlara uygunluğunu gösteren objektif delilleri toplamaktır. Bir sistemin onaylanması için, helal yönetim sisteminin kurulması, anlaşılması, etkin olarak uygulanması ve devamlılığının sağlanması gereklidir.

GİMDES, eğitimli, konusunda uzman, tarafsız, firmaya katma değer kazandırabilecek baş denetçi /denetçilerle çalışmaktadır. Görevlendirilen denetçilerden tarafsız ve profesyonel olmaları ve geçmiş 2 yıl suresince denetlenecek firma ile herhangi bir ilişkilerinin olmaması istenir. Denetlenecek firma dilediği takdirde GİMDES’in görevlendirdiği denetçilerin özgeçmişleri hakkında bilgi edinebilir.

Firma bilgilerinin üçüncü taraflara aktarılmayacağının beyanı hazırlanan “Gizlilik anlaşması” ile sağlanır. Bu anlaşma denetim esnasında denetim dosyasında bulunan başdenetçi ve firma yetkilisi arasında imzalanan form ile belgelendirilir. Firma dilerse GİMDES’i haberdar ettiği takdirde, denetim öncesinde denetim için gelen denetçilere, firma bilgilerinin 3. şahıslara aktarılmayacağını taahhüt eden bir akit imzalatabilir.

Denetlenecek firma denetim ekibinin seçimine itiraz etme hakkına sahiptir. Buna denetçiler, gözlemciler, teknik uzmanlar da dâhildir, Bu gibi itirazlar denetim tarihinden en az 2 gün önce yazılı olarak bildirilmelidir. Eğer GİMDES gösterilen itiraz sebeplerinin kabul edilebilir olduğuna karar verirse, başka bir denetçi görevlendirecektir.

Denetim, genel hatlarıyla denetim öncesi firma yetkililerine bildirilir. Denetimin detaylı olarak planlanması denetime gelen baş denetçi tarafından açılış toplantısında aldığı bilgiler doğrultusunda gerçekleşir. Firma, denetim süreci ile ilgili bilgi almak isterse GİMDES yetkililerinden ön bilgi edinebilir. Denetim esnasında belge kontrolleri yapılırken baş denetçi istediği dokümanların birer kopyasını alma hakkına sahiptir. Belge denetimi esnasında baş denetçi tarafından istenen kopyalar GİMDES’te firmaya ait hazırlanacak olan dosyaya yerleştirilecek olup üçüncü şahıslar ile paylaşılmayacaktır. Denetim sonunda baş denetçi tarafından yazılı rapor hazırlanılarak denetim bulguları, varsa gözlem ve uygunsuzluklar kapanış toplantısında firmaya sunulacaktır. Uygunsuzlukların giderilmesi için yapılması gereken düzeltici faaliyetler kapanış toplantısında görüşülür. Uygunsuzlukların giderilmesi ile alakalı takip, baş denetçi tarafından yapılır. Denetime gelen baş denetçinin sertifika vermeye yetkisi yoktur. Baş denetçi tarafından denetim sonrasında sunulan rapor doğrultusunda GİMDES heyeti sertifika verilip verilmeyeceğine karar verir. Heyet kararı ile sertifika, ilk tescil için 1 yıl geçerli olmak şartıyla onaylanır. Müteakip belge periyodu 2 yıldır.

3. GÖZETİM (HABERSİZ) DENETİMİ

Kurulmuş olan helal güvence sisteminin devamlılığının sağlanması için yılda en az iki kez gözetim denetimi yapılır. Gözetim denetiminin sıklığı; çalışan sayısı, prosesin karmaşıklığı ve önceki raporda baş denetçinin tavsiyesi dikkate alınarak belirlenir. Firma; sertifika geçerliliği süresince saha değişiklikleri, formülasyon revizyonları, faaliyet alanı/kapsam değişiklikleri konusunda GİMDES’i önceden bilgilendirmek zorundadır. Gözetim denetimlerinde GİMDES’e beyan edilmeyen, helal sistemi riske sokacak değişikliklere rastlanması major uygunsuzluk olarak kayıt altına alınır. Gözetim denetimleri firmaya haber verilmeden gerçekleşir. Denetçiler gözetim denetimine gittiğinde firma yetkilileri tarafından bekletilmeden denetime başlayabilmelidir. Gözetim denetimi sayısı GİMDES tarafından arttırılabilir.

4. BELGE YENİLEME DENETİMİ

Firmanın sahip olduğu belgenin geçerliliği dolduktan sonra belgenin geçerliliğini devam ettirmek amacıyla yapılan denetimdir. Belgelendirme denetimi ile aynı mahiyettedir. Yönetim sisteminin ve üretim prosesinin tamamı denetlenir. Firma tarafından saha değişiklikleri, çalışan sayısındaki değişiklikler, faaliyet alanı/kapsam değişiklikleri, formülasyon değişiklikleri, hammadde değişiklikleri GİMDES’ e belge yenileme denetimleri öncesinde bildirilmelidir. Denetim tarihi Firma ile karşılıklı görüşülerek tespit edilir. Başarılı geçen denetimlerde sertifika iki yıl daha uzatılır.

5.  TAKİP DENETİMİ, UYGUNSUZLUKLARIN TAKİBİ

Herhangi bir veya birden fazla uygunsuzluğun kapatılması için yapılan denetimdir. İki tip  takip denetimi gerekebilir;

1. Tekrar denetim gerekmeksizin sadece doküman kontrolünün yapılması:  Yapılan denetimler sonucu başdenetçi tarafından firmaya bildirilen uygunsuzlukların giderilmesi için yapılan takiptir. Firma yetkilileri uygunsuzlukların giderilmesi ile ilgili dökümanları baş denetçiye ileterek uygunsuzlukların kapatılmasını sağlar.
2. Yerinde tekrar denetim yapılması:  Uygunsuzlukların yerinde doğrulanması için yapılan denetimdir.  Sadece ilgili uygunsuzluk maddelerine bakılır. Fakat baş denetçi gerek duyarsa denetim kapsamını genişletebilir. Uygunsuzluk belirlendikten sonra en fazla altı ay içerisinde takip denetimi yapılmalıdır.

Denetimler esnasında karşılaşılan uygunsuzluklar verilen tamamlama tarihine kadar düzeltilmelidir. Bir sonraki denetimde giderilmeyen uygunsuzluklar majör uygunsuzluk olarak GİMDES’e bildirilir. Firma uygunsuzlukları gidermeme konusunda ısrar ederse belgesi tek taraflı olarak fesh edilebilir. Helal belgesi fesh edilen firma, GİMDES’ in tüm yayınlarında bildirilir ve bu firma 5 yıl süreyle GİMDES tarafından tekrar belgelendirilmez.

6.  LOGO KULLANMA ŞARTLARI

• Firma, GİMDES tarafından teslim edilen helal logosunu sertifikada belirlenmiş kapsam haricindeki markaları ve ürünleri için kullanamaz.
• Firma helal logosunu internet sitesinde, reklamlarda, beyanlarında, pazarlama vb… sertifika kapsamındaki ürünleri için kullanabilir.
  • Logo, ürüne verilen bir işaret olup münhasıran ürünün son ambalajı üzerinde kullanılır.
  • Logonun, belgenin herhangi bir nedenle hükümsüz hale gelmesinden sonra ya da veriliş amacı ve kapsamı dışında kullanılmasından doğan tüm sorumluluk firmaya aittir.
  • Logo sertifika yürürlüğe gireceği zaman GİMDES tarafından firmaya teslim edilir.

7. İLAVE ŞARTLAR

Teklifimizin kabul edilmesi halinde aşağıda yer alan şartlar kabul edilmiş sayılır.

• GİMDES, belgelendirilen kuruluşa ait belgelendirilmiş ürünleri, satış noktalarından tedarik ederek analize yollama hakkına sahiptir. Belgelendirilen kuruluş analiz masraflarını ödemekle mükelleftir.
• Belgelendirilen kuruluş, İnternet, dokümanlar, broşürler ve reklâm gibi iletişim ortamlarında belgelendirme statüsüne atıfta bulunurken GİMDES’ in Logo kullanım şartlarına uymakla yükümlüdür.
• Belgelendirilen kuruluş, belgelendirmeye ilişkin herhangi bir yanıltıcı beyan veremez ve buna müsaade etmemekle mükelleftir.
• Belgelendirilen kuruluş, belgelendirme dokümanını ve bunun herhangi bir kısmını yanıltıcı bir tarzda kullanamaz ve buna müsaade etmemekle mükelleftir.
• Belgelendirilen kuruluş, GİMDES’ in sertifikayı geri çekmesi veya iptal etmesi ile belgelendirmeye olan bir atfı kapsayan bütün reklâm işini durdurmak durumundadır.
• Belgelendirilen kuruluş,  belgelendirme kapsamı daraltıldığında buna göre bütün reklâm malzemelerini değiştirmek durumundadır.
• Helal logosu kullanımı, Helal sertifikasının süresi ile sınırlıdır.
• Belgelendirilen kuruluşun, belirli ürün veya ürünlerin belgelendirilmesine dair atfı, GİMDES’ in başka bir ürünü veya ürünleri sertifikalandırdığı imasını verecek şekilde olamaz.
• Belgelendirilen kuruluş, belgelendirmenin sertifikalama kapsamı dışındaki faaliyetlere uygulandığını ima edemez.
• Helal sertifikasının geçerlilik süresi içerisinde GİMDES Helal Güvence Takip Ekibi tarafından talep edilen ve ürünün GİMDES standartlarında üretildiğini ispat edecek belge ve dökümanların geciktirilmeden gönderilmesi gerekir.
• Belgelendirilen kuruluş, belgelendirmesini yapan GİMDES’ e veya belgelendirme sisteminin itibarına gölge düşürecek ve kamu güvenini kaybettirecek tarzda kullanamaz.
• Belgelendirilen kurum yukarıda bildirilen şartları yerine getirmediği durumda GİMDES verdiği Helal Sertifikayı iptal etme yetkisine sahiptir.

8. FİYAT VE ÖDEME ŞARTLARI

Yukarıda belirtilen ücretlere denetçi yol, iaşe ve ibate giderleri dâhil olmayıp, fatura mukabili firmadan talep edilecektir. Denetime gelecek denetçilerin tüm ihtiyaçları firma tarafından karşılanmalıdır.

Yukarıda belirtilen hizmet bedelleri, sözleşmenin imzalanması ile birlikte yine yukarıda belirtilen vade ve şartlar dâhilinde muacceliyet kazanır.

9. ANLAŞMAZLIK/İTİRAZ DURUMLARI

İşbu sözleşme imza tarihinden itibaren 1(bir) yıl süreyle geçerlidir.

İşbu sözleşmeden doğan anlaşmazlık ve/veya ihtilaf halinde İstanbul Mahkemeleri ve İcra Daireleri

Yetkilidir.

GİMDES                                                                                     İMZA

========================================================